【決まりごとシリーズ】vol.２　社長が鬼に……。

私、新人ライターの田村がアイタイスに入社して感じたのは「決まりごと」と「おそろい」が多いこと。どうやら、弊社の社長には、少し強めのこだわりがあるようです。そんな「アイタイスルール」をご紹介していきます。クセが強すぎたらゴメンナサイ‼

オフィスは常に整理整頓するッス！

アイタイスが五反田に事務所を構えたのが2019年１月。かっこいい内装にするために、壁や床材を剥ぎ取り、天井も抜くという、こだわりの詰まった空間です。
このオフィスにおいて、“特技は整理整頓”と豪語する社長がスタッフに与えた２つの使命。それは、「モノの場所を決めること」と「常にきれいに保つこと」でした。

それを実現するために、まず各々のデスクで使用するカッターやホチキス、ふせんなどのステーショナリーは、全員おなじものが支給されています。さらに、それらを置いておくためのケースには「カッター」や「ふせん」……と、入れる場所を指定したステッカーまで貼ってあるのです。

こんな感じで、きっちりと場所が決められていて……

こういう状態に。同じセットが、すべてのスタッフに配布されます。

そして、パソコンを使っていないときは、キーボードとマウスを定位置にしまいます。また、データの管理方法も徹底していて、基本的にデスクトップなどの、ローカルにはファイルは保存しません。ちなみに作業中の一時的な保管はOKです！

このままじゃ、怒られちゃう！

スッポリ！

次に備品や資料などの共有について、ご紹介していきます。
無印のファイルケースに入っているのは、取材用の資料や過去の成果物、未使用のクリアファイルなど。デルフォニックスの黒のビュローボックスには、ペンやふせんなどの文具、そしてバンカーズボックスには、完了した案件の資料やコピー用紙などが収納されています。それぞれには番号が割り振られており、何番に何が入っているかをクラウド上で共有。そうすることで、中身を誰でもすぐに把握できるようになっています。

一番上の段が無印、２段目右端がビュローボックス。これも定位置です。

バンカーズボックスは見た目が可愛い‼︎

ビュローボックスの中まで、細かく区切っています。

通勤時に使うカバンなど、個人の荷物を入れておく場所も決まっていて、出社したら使うものだけをデスクに持っていきます。デスクの周りにモノを増やさないためのコツですね。

本物のワインの木箱を使ってます！

こちらは社長専用の収納アイテムたち。

また、ハンガーや傘立てには、スタッフの名前が書かれています。最近はビニール傘を使う人が多く、間違えやすい。でも傘に名前を書くのは、めんどくさいうえに、なんだか野暮ったい。となれば、入れる場所を決めれば、どれが自分のものかが、瞬時にわかりますよね！　ちょっとしたことですが、大発明だと思いませんか？　この徹底ぶりには驚きました。

ハンガーには、もちろん楽客用も。

これが傘立て。名字が長くて、省略してます（笑）

ここまでこだわっている理由。それは、“作業の効率化”に他なりません。

モデルとなっているのは、すばり学校です。思い出してみてください。教室って、そんなに散らからなかったですよね？　あれには、ちょっとした理由があるんです。それは「ここがそうじ道具入れ」、「ここがそれぞれのランドセル入れ」「机の左側には、お道具箱」……と、モノを置く場所が決まっていたから。なおかつ、「汚くなったら」ではなく、「毎日」そうじをしていたから、きれいに保てていたのです。
オフィスは社員の共有スペースなので、人数が増えると、おのずとモノも増えていきます。だからこそ大切なのが、“個人の意識”でなく、“チームのルール”として、整理整頓を心がけるということ。アイタイスでは、毎週火曜日と木曜日に、掃除（掃除機、キッチン、トイレ、机拭き）や観葉植物の水やりなどを、当番制で行い、また金曜日には、自分のデスクまわりの環境整備（必要のない資料の破棄など）を行っています。

それに、机の上にモノが多くなると、余計な情報まで視界に入り、集中力の低下につながり、ひいては、成果物の品質にまで影響します。そのため、その時の作業に必要なもの以外はデスクに置いていません。着手している案件以外の案件の資料があると気が散ってしまいますよね。

帰社する際には、何もない状態にもどす！

整理整頓や、モノの定位置を決めるのには、もうひとつ大きな目的があります。それは、“モノを探す時間を減らす”こと。限られた執務時間の中で、必要なものが見つからず、どこだどこだと探すのは、はっきり言ってムダな時間です。それらは、１回１回は少しだったとしても、たまりたまれば、見逃せないもの。そんな時間はゼロにして、ササッと仕事を終わらせて、ササッと帰って、美味しいご飯でも食べましょう！　そのための整理整頓なのです。

空間が「オシャレである」ということは「整理されている」と同義だと思うんです。

すべてのモノに定位置が決められているアイタイスのルールに、私も入社当初は戸惑いもありました。でも今では、ワークスペースを整理したり、ボックスの中身を、よりわかりやすく共有したりなど、無意識のうちに気を配るようにまでなっています。また、退社するときは、一番きれいな状態に整えるのも忘れてはいけません。パソコン内を整理し、キーボード、マウスも収納、デスクの上には何も置かず、イスをしっかり奥まで入れる。これをしないと、温厚な社長の頭にツノが生えてくるんです。めったに怒らないので、わたしはビクビクしながら一日を終えます。

お、鬼だぁ〜。

「仕事の効率が上がらない」「職場での集中力が続かない」と思っているそこのあなた！　ぜひ、身の回りを整理してみてください。もしかしたら、作業スペースに問題があるのかもしれませんよ‼︎　整理整頓された環境での仕事に慣れたら、きっとやみつきになるはずです。
それでは、また次回の記事でお会いしましょう。